"Горячая" линия
старше 16

Информационная безопастность

ПОЛОЖЕНИЕ об обработке и защите персональных данных работников и пациентов ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора

I. Общие положения

            1.1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников и пациентов федерального бюджетного учреждения науки «Тюменский научно-исследовательский институт краевой инфекционной патологии» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека   (ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора), а также ведения их личных дел, медицинской документации

            1.2. Цель настоящего Положения – обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации обработки, хранения и защиты персональных данных работников, пациентов, а также персональных данных, содержащихся в документах, полученных из других организаций, в обращениях граждан и иных субъектов персональных данных.

            1.3. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 27.07.06г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.06г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и иным законодательством РФ, регулирующим вопросы защиты персональных данных.

            1.4. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:
            - Оператор персональных данных (далее оператор) - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных.

            В рамках настоящего Положения оператором является ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора.
            - Субъект персональных данных – физическое лицо (работник и пациент) ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

            - Персональные данные (ПД) – любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту ПД), в том числе: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы,   факт обращения пациента за медицинской помощью, состояние здоровья, результаты лабораторно-диагностических исследований, медицинские диагнозы заболевания, другие сведения, полученные при обследовании и лечении пациента,   а также другая информация, определяемая нормативно-правовыми актами Российской Федерации в области трудовых правоотношений и охраны здоровья граждан;

            - Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая систематизацию, накопление, хранение, комбинирование, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.
            - Защита персональных данных – деятельность уполномоченных лиц по обеспечению с помощью локального регулирования порядка обработки персональных данных и обеспечение организационно-технических мер защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения.

            - Конфиденциальная информация – информация (в документированном или электронном виде), доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

            - Распространение персональных данных - действия, направленные на передачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа третьим лицам к персональным данным субъекта ПД (физического лица) каким-либо иным способом.

            - Использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными, совершаемые оператором в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или других лиц либо иным образом затрагивающих права и свободы субъекта персональных данных или других лиц.

            - Блокирование персональных данных - временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных, в том числе их передачи.

            - Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

II. Сбор и обработка персональных данных субъектов ПД

            2.1. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

            При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность

 персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. 

            2.2. Информационные системы классифицируются государственными органами, муниципальными органами, юридическими или физическими лицами, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных в зависимости от объема обрабатываемых ими персональных данных и угроз безопасности жизненно важным интересам личности, общества и государства.             Сбор и обработка персональных данных осуществляется исключительно с письменного согласия субъекта.

           Персональные данные субъекта ПД относятся к конфиденциальной информации. Требования при обработке персональных данных работника установлены ст. 86 Трудового кодекса РФ и не подлежат изменению и исключению. Условия о конфиденциальности персональных данных пациентов, используемых в медицинских информационных системах, предусмотрены ст. 73, 79, 92 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации"

            2.3. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина оператор и его представители при обработке персональных данных субъекта ПД обязаны соблюдать следующие общие требования:

            2.3.1. Обработка персональных данных субъекта может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности, количества и качества выполняемой работы, обследования, наблюдения и лечения пациентов и обеспечения сохранности имущества оператора, работника (пациента) и третьих лиц.

            2.3.2. Обработка персональных данных может осуществляться для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.

            2.3.3. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных оператор должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации и иными федеральными законами, регулирующими защиту персональных данных человека и гражданина.

            2.3.4. Информация о персональных данных субъекта предоставляется оператору субъектом устно, либо путем заполнения личных карточек формы Т-2 для работников, медицинских карт для пациентов.

            Если персональные данные субъекта возможно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом и от него должно быть получено письменное согласие (либо письменный отказ). В письменном уведомлении оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, характере подлежащих получению персональных данных (например, оформление запроса в медицинское учреждение о прохождении обследования и лечения и т.п.) и последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.

            2.3.5. Оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, частной жизни.   

            2.3.6. Оператор не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.

            2.3.7. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта, оператор не имеет права основываться на персональных данных субъекта, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
            2.4. Работник при поступлении на работу представляет сотрудникам отдела кадров следующие документы и информацию, содержащие персональные данные о себе:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается    впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- свидетельство о регистрации индивидуального налогового номера (ИНН);

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной   подготовки;

- автобиографию;

- справку о наличии /отсутствии судимости (в случаях, установленных законом);

- адрес места жительства;

- водительское удостоверение (для водителей);

- телефон (по желанию).

            2.5. Пациент при приеме на лечение и в процессе лечения представляет любую информацию о себе, документы и сведения, содержащие   персональные данные, относящиеся к данному пациенту (субъекту персональных данных), необходимые для оказания медицинской услуги пациенту в связи с договорными обязательствами, в том числе:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, гражданство;

    (Фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес и место жительства,

-   сведения о членах семьи пациента

- сведения о состоянии здоровья, ранее перенесенных заболеваниях и медицинских вмешательствах, медицинскую карту, амбулаторную карту, информацию и документацию о ранее проведенном лечении в иных медицинских организациях (специальная категория персональных данных);

- комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с пациентом;

- подлинники иных документов, передаваемых пациентом;

- в отдельных случаях с учетом специфики обследования, действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

           2.6. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу или медицинский прием, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

           2.7. При заключении трудового договора и в ходе трудовой деятельности может возникнуть необходимость в предоставлении служащим документов:
- о возрасте детей;

- об инвалидности;

- о донорстве;

- о составе семьи;

- о необходимости ухода за больным членом семьи;

- прочие.

         2.8. После того, как будет принято решение о приеме работника на работу, а также впоследствии в процессе трудовой деятельности, к документам, содержащим персональные данные субъекта, также будут относиться:
- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу;

- приказ о переводе работника на другую должность либо в другое отделение;

- приказ о предоставление работнику очередного отпуска, отпуска без сохранения

заработной платы, учебного отпуска, отпуска по уходу за ребенком;
- приказы о поощрениях и взысканиях;

- медицинский осмотр сотрудника при приеме на работу (флюорография грудной клетки, анализ крови на RW, ВИЧ, гепатиты, иное необходимое профессиональное обследование);

-   приказы, связанные с прохождением учебы сотрудников;

- карточка унифицированной формы Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1;

-   другие документы согласно законодательству Российской Федерации

            2.9. В целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных (в том числе справочники, электронные базы). В общедоступные источники персональных данных могут включаться фамилия, имя, отчество, должность, подразделение, служебные телефоны и адрес электронной почты.

            2.10. К числу массовых потребителей персональных данных вне учреждения относятся государственные и негосударственные функциональные структуры: налоговые инспекции; правоохранительные органы; органы социального страхования; пенсионные фонды; органы медицинского страхования; органы статистики; страховые агентства; военкоматы; подразделения федеральных, областных и муниципальных органов управления.

            Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции в установленном законом порядке.

III. Хранение и защита персональных данных субъектов ПД

            3.1. Персональные данные работников хранятся на бумажных носителях в помещении отдела кадров оператора, медицинские (амбулаторные) карты    пациентов хранятся в кабинете ст. медсестры клинического отделения оператора Для хранения документации с персональными данными субъектов ПД используются металлические сейфы и специально оборудованные шкафы.

            3.2. Сведения о начислении и выплате заработной платы работникам хранятся на бумажных носителях в бухгалтерии оператора. По истечении сроков хранения, установленных законодательством РФ, данные сведения передаются в архив.

            3.3. Персональные данные субъектов ПД хранятся не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении. Документы, содержащие персональные данные, подлежат хранению и уничтожению в порядке, предусмотренном архивным законодательством Российской Федерации.

            3.4. Сведения о субъектах ПД хранятся также на электронных носителях информации в персональных компъютерах (ПК) отдела кадров, ПК бухгалтерии, планово-экономического отдела и ПК соответствующих медицинских подразделений.

            3.5. При получении сведений, составляющих персональные данные субъектов, заинтересованные лица имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций и заданий.

            3.6. Защита персональных данных субъектов ПД:

            3.6.1. Сотрудники ФБУН ТНИИКИП, имеющие доступ к персональным данным, обязаны принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных работников и пациентов   от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении данной информации.

            3.6.2. Сотрудники компъютерной службы оператора обеспечивают следующие меры по защите хранящейся на сервере информации:

- ограничение сетевого доступа на сервер для определенных пользователей;

- организацию контроля технического состояния серверов и уровней защиты и восстановления информации;

- проведение регулярного резервного копирования информации;

- ведение аудита действий пользователей и своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к информации;

- установление и использование антивирусного ПО (с обновлением баз вирусов);

- установление обновления для операционной системы;

- ограничение круга лиц, имеющих доступ к компьютерам, в которых хранятся персональные данные работников и пациентов, путем применения кодировки доступа пользователей (пароль доступа).

            3.6.3. Сотрудники оператора, имеющие доступ к персональным данным, при пользовании доступом в сеть Интернет обязаны принимать максимальные меры по обеспечению безопасности.

            3.6.4. Ответственность по надлежащей организации работы по защите персональных данных работников и пациентов в ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора возлагается на:

- Заместителя директора института по общим вопросам;

- главного бухгалтера;

- специалиста по кадрам (получение, оформление и хранение кадровой документации работников);

- работников бухгалтерии (ведение документации по учету труда и его оплате);

- работников экономической службы;

- работников компьютерной службы;  

- руководителей структурных подразделений;

- юрисконсульта;

- заведующую клиническим отделением;

- старшую медицинскую сестру клинического отделения;

- врачей и средний медицинский персонал;

- сотрудников лабораторно-диагностического отделения.

IV. Передача персональных данных субъектов ПД

            4.1. При передаче персональных данных субъектов сотрудники оператора, имеющие доступ к персональным данным, должны соблюдать следующие требования:
            4.1.1. Не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия работника субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», иными федеральными законами. Учитывая, что Трудовой кодекс РФ не определяет критерии ситуаций, представляющих угрозу жизни или здоровью субъекта, оператор в каждом конкретном случае делает самостоятельную оценку серьезности, неминуемости, степени такой угрозы.

            Если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных субъекта, либо отсутствует письменное согласие субъекта на предоставление его персональных сведений, либо, по мнению оператора, отсутствует угроза жизни или здоровью субъекта, оператор обязан отказать в предоставлении персональных данных лицу.

            4.1.2. не передавать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия.

            4.1.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено.

            4.1.4. Разрешать доступ к персональным данным субъектов только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные субъектов, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

            4.1.5. Все сведения о передаче персональных данных субъекта регистрируются в Журнале учета передачи персональных данных в целях контроля правомерности использования данной информации лицами, ее получившими. В журнале фиксируются сведения о лице, направившим запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в их предоставлении, а также отмечается какая именно информация была передана.

            4.1.6. Передавать персональные данные работника представителю работника в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и настоящим Положением, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанным представителем его функций.

V. Обязанности субъекта и оператора ПД

            5.1. В целях обеспечения достоверности персональных данных субъект ПД обязан:
            5.1.1. При приеме на работу (к врачу) предоставить оператору полные достоверные данные о себе.

            5.1.2. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные, работник незамедлительно должен предоставить данную информацию в отдел кадров учреждения.

            5.2. Оператор обязан:

            5.2.1.   Осуществлять защиту персональных данных субъектов ПД.

            5.2.2. Обеспечить хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, к которой в частности, относятся документы по учету кадров, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, медицинская документация и др. При этом персональные данные не должны храниться дольше, чем это оправдано выполнением задач, для которых они собирались, или дольше, чем это требуется в интересах лиц, о которых собраны данные. Заполнение документации, содержащей персональные данные работника, осуществлять в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1.

            5.2.3. Обеспечить хранение медицинской документации пациента, в т.ч. медицинской карты, результаты анализов, данные лабораторных и диагностических исследований, представленной пациентом медицинской документации из иных медицинских организаций, иной медицинской документации и информации, предоставленной пациентом;

            5.2.4. По письменному заявлению субъекта ПД – работника оператора не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать копии документов, связанных с работой и учебой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах, приказа об увольнении с работы); выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного оператора и другие. Копии документов, связанных с работой или учебой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться субъекту безвозмездно.

            По письменному заявлению субъекта ПД - пациента оператора в установленном порядке предоставить ему информацию о состоянии его здоровья, обеспечить   возможность ознакомления с его медицинской документацией и/или выдать копии медицинских документов.

            5.2.5. Субъекты ПД или их законные представители должны быть ознакомлены под расписку с документами оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных субъектов, а также их права и обязанности в этой области.

            5.2.6. Все сотрудники оператора, имеющие доступ к персональным данным субъектов, обязаны подписать соглашение о неразглашении персональных данных.

VI. Права субъектов по защите персональных данных

            6.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у оператора, субъекты ПД имеют право на:

            6.1.1. Полную и безвозмездную информацию об их персональных данных и обработке этих данных.

            6.1.2. Свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные субъекта, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

            6.1.3. Определение своих представителей для защиты своих персональных данных.

            6.1.4. Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При отказе оператора исключить или исправить персональные данные субъекта он имеет право заявить в письменной форме оператору о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера субъект имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

            6.1.5. Требование об извещении оператором всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

            6.1.6. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия оператора при обработке и защите его персональных данных.

VII. Ответственность за нарушение требований о защите персональных данных субъекта

            7.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в порядке, установленном соответствующими федеральными законами.

VIII. Заключительные положения

            8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения приказом директора ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора.

            8.2. Настоящее Положение доводится до сведения всех субъектов ПД ФБУН ТНИИКИП Роспотребнадзора.